Règles d'utilisation sur l'envoi de courriel par ALIX
Résumé
Ce document résume les règles d'utilisation du service d'envoi de courriel ALIX basé sur les meilleures pratiques et les événements pouvant survenir lors de son utilisation. Veuillez prendre note que l'envoi de courriel par ALIX est une fonction qui peut être révoquée si les règles suivantes ne sont pas suivies.
Bonnes pratiques de l'envoi de courriel
Même lorsque vous avez l'intérêt de vos clients à l'esprit, vous pouvez être confronté à des situations qui ont un impact négatif sur la "délivrabilité" de vos messages. Les sections suivantes contiennent des recommandations qui vous aideront à vous assurer que vos communications par courriel atteignent le public visé.
Recommandations générales
Mettez-vous à la place de vos clients. Demandez-vous si le message que vous envoyez est un message que vous aimeriez recevoir dans votre boîte de réception. Si la réponse à cette question n'est pas un « oui » enthousiaste, il vaut mieux ne pas envoyer le message.
Certains secteurs ont une réputation de mauvaise qualité, voire de pratiques de courriels malveillants. Si vous êtes impliqués dans les secteurs suivants, vous devez surveiller étroitement votre réputation et résoudre les problèmes immédiatement :
Prêts hypothécaires
Crédits
Produits pharmaceutiques et compléments alimentaires
Alcool et tabac
Divertissement pour adulte
Casinos et jeu
Programmes de travail à domicile
Considérations relatives à l'adresse d'expédition
- Réfléchissez bien aux adresses à partir desquelles vous envoyez des e-mails. L'adresse d'expédition (« From ») est l'une des premières informations que voient vos destinataires et celle-ci peut laisser une première impression durable. De plus, certains FAI associent votre réputation avec votre adresse d'expédition.
- Envisagez d'utiliser des sous-domaines pour les différents types de communications. Par exemple, supposons que vous envoyez des courriels depuis le domaine exemple.com, et que vous prévoyez d'envoyer des messages marketing et des messages transactionnels. Plutôt que d'envoyer tous vos messages depuis exemple.com, envoyez vos messages marketing à partir d'un sous-domaine, par exemple, marketing.exemple.com, et vos messages transactionnels à partir d'un autre sous-domaine, comme commandes.exemple.com. Des sous-domaines distincts développent leur propre réputation. L'utilisation de sous-domaines réduit le risque d'atteinte à votre réputation si, par exemple, vos communications marketing atterrissent dans un piège à courrier indésirable ou déclenchent un filtre de contenu.
- Si vous prévoyez d'envoyer un grand nombre de messages, n'envoyez pas ces messages depuis une adresse basée sur un FAI, comme expediteur@hotmail.com. Si un FAI détecte un volume important de messages depuis expediteur@hotmail.com, ces courriels ne sont pas traités comme ceux provenant d'un domaine d'envoi de courriels sortant que vous possédez.
- Travaillez avec le bureau de registre de votre domaine pour vous assurer que les informations WHOIS pour votre domaine sont exactes. Le fait de gérer un registre WHOIS honnête et à jour démontre que vous accordez de l'importance à la transparence et permet aux utilisateurs de déterminer rapidement si votre domaine est légitime.
- Évitez d'utiliser une adresse no-reply, comme no-reply@exemple.com, en tant qu'adresse d'expédition (« From ») ou adresse de réponse (« Reply-to »). L'utilisation d'une adresse e-mail no-reply@ envoie un message clair à vos destinataires : vous ne leur permettez pas de vous contacter et vous n'êtes pas intéressé par leurs commentaires.
Authentification
- Authentifiez votre domaine avec SPF. Cette méthode d'authentification confirme aux destinataires que chaque courriel que vous envoyez provient effectivement du domaine indiqué.
- Signez vos messages sortants avec DKIM. Cette étape permet de confirmer aux destinataires que le contenu n'a pas été modifié lors de son transit entre l'expéditeur et le destinataire.
- Vous pouvez tester vos paramètres d'authentification SPF et DKIM en envoyant un message à une adresse courriel basée sur un FAI que vous possédez, par exemple, un compte Gmail ou Hotmail personnel, puis en affichant les en-têtes du message. Les en-têtes indiquent si votre tentative d'authentification et de signature du message a réussi.
Conformité
- Ayez à l'esprit les lois et réglementations s'appliquant aux messages marketing et à la lutte contre le courrier indésirable dans les pays et les régions vers lesquels vous envoyez des courriels. Vous devez vous assurer que le courriel que vous envoyez est conforme à ces lois. Le présent guide ne couvre pas ces lois. Il est donc important que vous les recherchiez. Pour obtenir une liste des lois, consultez la législation anti-courrier indésirable par pays sur Wikipédia.
- Consultez toujours un avocat pour obtenir des conseils juridiques.
Fonctionnement et événement de l'envoi de courriel
Cette rubrique décrit ce qui se produit lorsque vous envoyez un courriel avec ALIX, ainsi que les divers événements consécutifs à l'envoi:
- Une première vérification par ALIX et le service d'expédition de courriel. Si la demande d'envoi de courriel de l'expéditeur à ALIX échoue, ALIX répond à l'expéditeur avec une erreur et supprime le courriel. La demande peut échouer pour plusieurs raisons. Par exemple, la demande est peut-être mal formatée ou l'adresse courriel peut ne pas avoir été vérifiée par l'expéditeur.
- Si la vérification est un succès, l'envoi du courriel sera fait aux destinataires et voici les résultats possibles:
- La livraison aboutit et le destinataire ne fait pas opposition au courriel – Le courriel est accepté par le FAI, qui le livre au destinataire.
- Message d'erreur définitif – Le courriel est rejeté par le FAI en raison d'une condition persistante ou par ALIX, car l'adresse courriel figure sur la liste de suppression d'ALIX. Une adresse courriel figure sur la liste de suppression d'ALIX si elle a récemment provoqué un message d'erreur définitif pour un client ALIX. Un message d'erreur définitif avec un FAI peut se produire lorsque l'adresse du destinataire n'est pas valide. Une notification de message d'erreur définitif est renvoyée par le FAI à ALIX, qui en informe l'expéditeur par courriel, en fonction de la configuration de l'expéditeur.
- Message d'erreur temporaire – Le FAI ne peut pas remettre le courriel au destinataire en raison d'une condition temporaire, par exemple s'il est trop occupé pour traiter la demande ou si la boîte aux lettres du destinataire est pleine. Un message d'erreur temporaire peut également se produire si le domaine n'existe pas. Le FAI renvoie une notification de message d'erreur temporaire à ALIX, ou, dans le cas d'un domaine qui n'existe pas, ALIX ne trouve pas de serveur de messagerie pour le domaine. Dans les deux cas, ALIX tente de remettre le courriel pendant une période de temps prolongée. Si ALIX ne parvient pas à remettre le courriel au cours de cette période, il vous envoie une notification de retour à l'expéditeur par courriel. Si ALIX peut remettre le courriel au destinataire lors d'une nouvelle tentative, la livraison est réussie.
- Réclamation – Le courriel est accepté par le FAI et remis au destinataire, mais ce dernier considère le courriel comme étant du courrier indésirable et clique sur le bouton « Marquer comme courrier indésirable » dans son client de messagerie. Si ALIX dispose d'une boucle de rétroaction configurée avec le FAI, une notification de réclamation est envoyée à ALIX, qui la transmet à l'expéditeur. La plupart des FAI ne fournissent pas l'adresse e-mail du destinataire à l'origine de la réclamation : la notification de réclamation envoyée par ALIX fournit donc à l'expéditeur une liste de destinataires susceptibles d'avoir envoyé la réclamation, basée sur les destinataires du message d'origine et le FAI à partir duquel ALIX a reçu la réclamation.
- Réponse automatique – Le courriel est accepté par le FAI, et celui-ci le remet au destinataire. Le FAI envoie ensuite une réponse automatique telle qu'un message d'absence du bureau à ALIX. ALIX transmet la notification de réponse automatique à l'expéditeur.
- Lors de l'envoi de courriel, vous devez éviter d'obtenir des événements des messages d'erreur définitifs et de réclamation. Ces événements si répétés pourraient entraîner la suspension temporaire de l'envoi de courriel avec votre système ALIX.
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