Procédure: Ajustement d'inventaire Zoho Books

 Contexte de la procédure

Cette procédure permet de synchroniser les informations d'inventaire contenu dans ALIX vers Books. À la fin de cette procédure les quantités en main ainsi que la valeur comptable seront mises à jour.

 Étapes à suivre 

Étape 1: Exporter le rapport Inventory adjustments extract en format XLSX de Zoho Analytics

 

Étape 2: Exporter le rapport Inventory valuation summary de Zoho Books. Vous pouvez extraire que les colonnes qui vous serons utiles, soit Item name et Inventory asset value.

Étape 3: Fusionner les deux rapports extraits dans un seul fichier

Vous pouvez utiliser le fichier "template" en pièce jointe de cet article pour vous aider. 
1- Partez de votre fichier excel Analytics.
2- Ajouter un onglet, Valeur zoho books et noms items, et copier vos valeurs de Books. (voir image ci-bas)
3- Ajouter deux colonnes dans le premier onglet.

4- Utiliser les formules du "template" 
5-  Sauvegarder le fichier en CSV UTF-8. (la sauvegarde en CSV ne sauvegarde qu'une seule feuille, la première).

Étape 4: Importer le fichier dans les ajustements d'inventaire de Books et s'assurer de choisir le bon format (csv = comma separated value)

1- Importer les quantité en premier en utilisant la colonne "New quantity on Hand (to import)" vers la colonne de Books. Ajuster les autres champs obligatoire vers la bonne colonne du fichier.

2- Importer la valeur en deuxième en utilisant la colonne "Adjusted value (to import)" vers la colonne de Books. Ajuster les autres champs obligatoire vers la bonne colonne du fichier.

N.B. pour chaque import il peut y avoir des messages d'erreurs qu'il faut régler avant de réussir. Par exemple, l'ajustement tolère un maximum de 1000 lignes d'un coup, alors l'import devra être fait en plusieurs fichiers si tel est le cas.

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